Le fait : La Cnil fait le point sur les droits et obligations des employeurs en matière d’évaluation de leurs salariés et notamment sur l’utilisation de zones de commentaires.
Les entretiens annuels d’évaluation sont l’occasion pour les employeurs de collecter un certain nombre d’informations sur leurs salariés. La Cnil vient de rappeler que cette collecte doit s’accompagner de certaines précautions. L’employeur est d’abord tenu d’informer ses salariés – et, le cas échéant, les institutions représentatives du personnel – sur les méthodes et techniques d’évaluation préalablement à leur mise en œuvre. Il doit notamment leur indiquer la finalité poursuivie par le traitement, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, l’identité des destinataires et l’existence de leur droit d’accès. S’il s’agit d’un traitement informatisé, celui-ci doit en outre être déclaré auprès de la Cnil.
La collecte des informations encadrée
De plus, l’employeur ne peut collecter que des informations en rapport avec les aptitudes professionnelles de ceux-ci : évaluation professionnelle, formations effectuées, informations liées à la gestion de la carrière… L’employeur doit s’empêcher de collecter des informations touchant à la vie privée puisqu’elles ne sont pas pertinentes au regard de la finalité poursuivie. Enfin, les données ne peuvent être conservées au-delà de la période d’emploi de la personne concernée.
Les zones de commentaires, sources de contentieux
Les zones de commentaires libres sont une source de contentieux inépuisable. Il n’est en effet pas rare que les commentaires y figurant soient particulièrement désobligeants pour les salariés. C’est pourquoi la Cnil rappelle que la loi informatique et libertés impose que les appréciations figurant dans ces zones soient pertinentes, adéquates et non excessives.
La Commission précise que la personne renseignant ces zones de commentaires doit faire preuve d’objectivité et s’interdire tout commentaire subjectif, outrancier ou insultant. Toute entorse à ces principes est susceptible d’être sanctionnée par la Cnil, éventuellement financièrement, voire d’entraîner des poursuites pénales, en fonction de la gravité des faits. En application du droit d’accès, rappelons que les salariés doivent pouvoir prendre connaissance des informations renseignées à leur propos dans ces champs libres.
Ce qu’il faut retenir : Les employeurs doivent être particulièrement vigilants dans l’utilisation des zones de commentaires et doivent garder à l’esprit que le salarié et la CNIL peuvent accéder à tout moment à ces informations.
