A quelles obligations sont soumises les entreprises vis-à-vis des éditeurs de logiciels ?
Toute entreprise est tenue de se conformer aux termes des licences d’utilisation des logiciels qu’elle utilise, sous peine d’engager sa responsabilité délictuelle. Une entreprise peut se trouver en non-conformité avec les termes de licences d’utilisation sans le savoir, par exemple en installant un logiciel sur des matériels supplémentaires par rapport à ceux du périmètre initial, en utilisant un logiciel pour un nombre d’utilisateurs supérieur au nombre prévu dans le contrat de licence ou encore en faisant usage d’options ou modules du logiciel dont les droits d’utilisation n’ont pas été acquis, parfois à leur insu. Les éditeurs de logiciels se réservent contractuellement le droit de procéder ou de faire procéder à des audits d’utilisation de leurs logiciels afin d’identifier d’éventuels écarts et procéder à des régularisations.
Comment les entreprises peuvent elles se préparer à une procédure d’audit de leurs licences ?
Il faut d’abord vérifier que le contrat de licence permet bien à l’éditeur de réaliser un audit et dans l’affirmative, sous quelles conditions (préavis, durée, périmètre etc.).
En amont, les contrats de licence de logiciels doivent être autant que possible négociés et ce, même avec les principaux éditeurs du marché tels qu’Oracle, IBM, SAP et Microsoft. FERAL-SCHUHL/SAINTE-MARIE, cabinet d’avocats spécialisé en droit de l’informatique accompagne ses clients dès la phase d’appel d’offre, puis lors de la négociation des contrats de licence de manière à s’assurer que la/les « métrique(s) » retenue(s) pour la/les licence(s) sont bien adaptées (nombre d’utilisateurs, nommés ou non, processeurs, chiffre d’affaire etc). Demeurer en conformité avec les conditions de licence de logiciels compris dans le parc applicatif nécessite une gestion rigoureuse de la documentation contractuelle et du suivi de l’évolution de l’architecture informatique (augmentation du nombre d’utilisateurs, du nombre de serveurs, recours à la virtualisation). Notre cabinet d’avocats intervient pour aider ses clients à contrôler le périmètre d’utilisation de leurs logiciels, répertorier et auditer l’ensemble des contrats de licence afin d’anticiper les mauvaises surprises à la suite d’un audit.
Que faire lorsque l’éditeur estime au terme de l’audit qu’il y a un « écart » à régulariser ?
L’évolution des technologies informatiques, ou encore les restructurations de l’entreprise, engendrent de nouvelles utilisations du logiciel qui n’avaient pas été anticipées à l‘époque de la signature du contrat, ni par l’éditeur, ni par l’entreprise. Il en est ainsi de l’impact de la virtualisation des serveurs sur le calcul de nombre de licences par exemple. Au regard de la complexité de la documentation contractuelle et des méthodes de calcul des redevances de licences, nos avocats sont régulièrement sollicités au cours du processus d’audit des licences. Nous avons acquis au fil des années une expérience extrêmement pointue sur les difficultés récurrentes rencontrées à l’occasion des audits menés par les principaux éditeurs du marché. Nous analysons les conditions d’utilisation des logiciels et nous les mettons en perspective avec les termes de la licence afin de déterminer si les demandes de régularisation des éditeurs sont contractuellement justifiées, ou au contraire discutables. Dans la plupart des cas nous identifions les éléments de contestation et parvenons à écarter ou réduire considérablement les montants réclamés.
Afin de minimiser ces risques, il est essentiel de consulter des avocats spécialisés, idéalement dès la notification de l’audit par l’éditeur.
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